一、前期準備階段

1.資料收集與整理：收集項目前期文件，包括立項批復、土地使用證、規劃許可證、施工許可證等法定文件，確保文件齊全且符合規范。

整理勘察、設計階段的資料，如地質勘察報告、設計圖紙、設計變更通知、圖紙會審記錄等，并按專業分類歸檔。

2.制度與表格準備：根據項目特點和地方規范，制定資料管理流程、歸檔制度，明確各部門資料提交要求；準備統一的表格模板（如施工日志、材料報驗單、隱蔽工程驗收記錄等），確保資料格式標準化。

二、施工階段

1.日常資料編制與審核

（1）編制施工記錄、檢驗批資料，包括隱蔽工程驗收記錄、分項/分部工程驗收記錄等。

（2）審核進場材料、設備的質量證明文件（如合格證、檢驗報告、備案證等），確保符合設計及規范要求，并辦理報驗手續。

（3）嚴格按照標準規范和海口市地方要求進行工程材料、混凝土、砂漿等在監理單位或建設單位見證人員的監督下進行見證取樣和送檢，確保取樣送檢程序合規，及時收集相關試驗檢測報告并整理歸檔。

2.過程資料跟蹤與歸檔

（1）跟蹤施工進度，及時收集各工序資料，如測量放線記錄、混凝土試塊報告、鋼結構焊接檢測報告等，避免資料滯后。

（2）按“分部分項工程”“時間順序”或“專業類別”對資料進行分類、編號、裝訂，建立電子臺賬（如Excel或專業資料管理軟件），方便查閱。

3.往來文件管理：收集監理通知、業主指令、施工單位回復及會議紀要（如監理例會、專題會議）等文件，分類、編號、歸檔，建立電子臺賬，方便查閱。

三、驗收階段

1.竣工資料編制與匯總

（1）收集、匯總施工全過程資料及竣工圖（根據設計變更、現場簽證等修改原圖），確保竣工圖與實際施工一致。

（2）收集整理竣工驗收所需文件，包括竣工報告、質量評估報告、消防/環保驗收文件、工程總結等，按地方檔案館要求組卷。

2.資料報審與配合驗收

（1）將竣工資料報送監理單位、建設單位審核，根據反饋意見修改完善，直至通過審核。

（2）配合質監站、檔案館等部門的驗收工作，提供所需資料，解答驗收過程中的疑問。

四、竣工后

1.資料移交與歸檔

（1）向建設單位、檔案館移交完整的竣工資料（包括紙質版和電子版），辦理移交手續并留存簽收記錄。

（2）協助建設單位辦理產權登記，提供所需的工程資料支持。