一、前期準(zhǔn)備階段

1.資料收集與整理：收集項(xiàng)目前期文件，包括立項(xiàng)批復(fù)、土地使用證、規(guī)劃許可證、施工許可證等法定文件，確保文件齊全且符合規(guī)范。

整理勘察、設(shè)計(jì)階段的資料，如地質(zhì)勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會(huì)審記錄等，并按專業(yè)分類歸檔。

2.制度與表格準(zhǔn)備：根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和地方規(guī)范，制定資料管理流程、歸檔制度，明確各部門資料提交要求；準(zhǔn)備統(tǒng)一的表格模板（如施工日志、材料報(bào)驗(yàn)單、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等），確保資料格式標(biāo)準(zhǔn)化。

二、施工階段

1.日常資料編制與審核

（1）編制施工記錄、檢驗(yàn)批資料，包括隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)/分部工程驗(yàn)收記錄等。

（2）審核進(jìn)場(chǎng)材料、設(shè)備的質(zhì)量證明文件（如合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、備案證等），確保符合設(shè)計(jì)及規(guī)范要求，并辦理報(bào)驗(yàn)手續(xù)。

（3）嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和海口市地方要求進(jìn)行工程材料、混凝土、砂漿等在監(jiān)理單位或建設(shè)單位見證人員的監(jiān)督下進(jìn)行見證取樣和送檢，確保取樣送檢程序合規(guī)，及時(shí)收集相關(guān)試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告并整理歸檔。

2.過程資料跟蹤與歸檔

（1）跟蹤施工進(jìn)度，及時(shí)收集各工序資料，如測(cè)量放線記錄、混凝土試塊報(bào)告、鋼結(jié)構(gòu)焊接檢測(cè)報(bào)告等，避免資料滯后。

（2）按“分部分項(xiàng)工程”“時(shí)間順序”或“專業(yè)類別”對(duì)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立電子臺(tái)賬（如Excel或?qū)I(yè)資料管理軟件），方便查閱。

3.往來文件管理：收集監(jiān)理通知、業(yè)主指令、施工單位回復(fù)及會(huì)議紀(jì)要（如監(jiān)理例會(huì)、專題會(huì)議）等文件，分類、編號(hào)、歸檔，建立電子臺(tái)賬，方便查閱。

三、驗(yàn)收階段

1.竣工資料編制與匯總

（1）收集、匯總施工全過程資料及竣工圖（根據(jù)設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證等修改原圖），確保竣工圖與實(shí)際施工一致。

（2）收集整理竣工驗(yàn)收所需文件，包括竣工報(bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、消防/環(huán)保驗(yàn)收文件、工程總結(jié)等，按地方檔案館要求組卷。

2.資料報(bào)審與配合驗(yàn)收

（1）將竣工資料報(bào)送監(jiān)理單位、建設(shè)單位審核，根據(jù)反饋意見修改完善，直至通過審核。

（2）配合質(zhì)監(jiān)站、檔案館等部門的驗(yàn)收工作，提供所需資料，解答驗(yàn)收過程中的疑問。

四、竣工后

1.資料移交與歸檔

（1）向建設(shè)單位、檔案館移交完整的竣工資料（包括紙質(zhì)版和電子版），辦理移交手續(xù)并留存簽收記錄。

（2）協(xié)助建設(shè)單位辦理產(chǎn)權(quán)登記，提供所需的工程資料支持。